Um olhar aprofundado sobre a arte de cuidar das edificações revela que a manutenção predial vai muito além de simples reparos pois trata-se de um conjunto de ações estratégicas essenciais para garantir a segurança dos usuários, a valorização do patrimônio, a eficiência operacional e, cada vez mais, a sustentabilidade do ambiente construído. Em um cenário onde as edificações são ativos de alto valor e complexidade, negligenciar sua manutenção é um risco que proprietários, gestores e usuários não podem correr. Confira o artigo, Manutenção Predial e os Indicadores de Performance (KPI’s).
A manutenção predial é definida pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), por meio da sua norma ABNT NBR 5674, como o conjunto de atividades a serem realizadas para conservar ou recuperar a capacidade funcional de uma edificação e de suas partes constituintes, de modo a atender às necessidades e à segurança dos seus usuários. Esta norma serve acima de tudo como um guia para a gestão da manutenção, estabelecendo diretrizes para a elaboração de um plano que contemple as particularidades de cada edifício.
Tipos e Aplicações
A Manutenção Corretiva é a mais conhecida pelo público em geral, pois atua de forma reativa, ou seja, após a ocorrência de uma falha ou defeito. Portanto, seja um vazamento, uma falha elétrica ou um equipamento quebrado, a manutenção corretiva entra em cena para restaurar a funcionalidade. Embora indispensável, depender exclusivamente dela pode acarretar custos mais elevados, paralisações inesperadas e potenciais riscos à segurança.
Em um patamar mais estratégico, temos a Manutenção Preventiva pois como o próprio nome sugere, seu objetivo é prevenir falhas. Ela se baseia pois em um cronograma de intervenções periódicas, que incluem inspeções, limpezas, lubrificações e substituição de componentes com vida útil determinada. A troca regular de filtros de ar-condicionado e a verificação de sistemas de combate a incêndio são exemplos clássicos. Essa abordagem programada reduz portanto a probabilidade de falhas emergenciais, prolonga a vida útil dos equipamentos e otimiza os custos operacionais.
O tipo mais avançado e tecnológico é a Manutenção Preditiva pois utiliza ferramentas e tecnologias para monitorar o estado e o desempenho dos equipamentos em tempo real. Por meio da análise de dados como vibração, temperatura, e consumo de energia, é possível prever com alta precisão quando um componente está prestes a falhar. Além disso, a antecipação permite que o reparo seja agendado no momento mais oportuno, evitando paradas inesperadas e maximizando a eficiência.
Manutenção Predial e os Indicadores de Performance (KPI’s)
Para que a gestão da manutenção seja verdadeiramente eficaz, não basta apenas executar as tarefas, é preciso medir os resultados. É aqui que entram os Indicadores-Chave de Performance (KPIs, da sigla em inglês Key Performance Indicators). Eles são métricas utilizadas para avaliar o sucesso das operações e direcionar melhorias. No universo da manutenção predial, alguns dos mais importantes são:
MTBF ou TMEF (Tempo Médio Entre Falhas)
Este indicador mede a confiabilidade de um equipamento, calculando o tempo médio que ele opera sem apresentar defeitos. Um TMEF alto é sinal de que as manutenções preventiva e preditiva estão sendo eficazes, de fato.
Exemplo Prático:
Cenário: Durante os últimos 6 meses (4.380 h), você registra no sistema de OS que elevadores apresentaram, juntos, 15 falhas que exigiram um chamado técnico.
Cálculo:
- Tempo total de operação: 4.380 h
- Número de falhas: 15
- TMEF = Tempo total de operação / Número de falhas
- TMEF = 4.380 / 15 = 292 h
Análise e Ação Prática:
- O resultado mostra que, em média, ocorre uma falha em algum dos elevadores a cada 292 h, ou seja, a cada 12 dias, aproximadamente.
Decisão:
- Questionar o fornecedor: Apresentar o TMEF para a empresa de manutenção dos elevadores e exigir um plano de ação para melhorar a confiabilidade.
- Revisar o plano de manutenção preventiva: Talvez as inspeções não estejam sendo frequentes o suficiente ou não estejam cobrindo os componentes corretos. O gestor pode, no entanto, solicitar um aumento na frequência das visitas preventivas.
- Planejar uma modernização: Se o TMEF continuar baixo mesmo com as manutenções, o indicador serve como um forte argumento para justificar, em uma assembleia, o investimento na modernização ou substituição dos equipamentos.
MTTR ou TMPR (Tempo Médio Para Reparo)
Mede a eficiência da equipe de manutenção, indicando o tempo médio necessário para solucionar uma falha desde o momento da notificação até a conclusão do reparo. Um TMPR baixo significa portanto agilidade e boa capacidade de resposta.
Exemplo Prático:
Cenário: Nos últimos 3 meses, ocorreram 5 chamados críticos para o ar-condicionado. O gestor anota o tempo desde a abertura do chamado até a finalização do reparo:
- Chamado 1: 4 horas
- Chamado 2: 6 horas
- Chamado 3: 3 horas
- Chamado 4: 5 horas
- Chamado 5: 7 horas (faltava uma peça em estoque)
Cálculo:
- Tempo total de reparo: 4 + 6 + 3 + 5 + 7 = 25 horas
- Número de reparos: 5
- TMPR = Tempo total de reparo / Número de reparos
- TMPR = 25 / 5 = 5 horas
Análise e Ação Prática:
- Em média, a equipe leva 5 horas para resolver um problema crítico no ar-condicionado.
Decisão:
- Otimizar o estoque: Criar um estoque mínimo para as peças mais críticas do sistema de ar-condicionado, reduzindo assim o tempo de espera por fornecedores.
- Investir em treinamento: Se o tempo de reparo for alto por dificuldade técnica, o gestor pode identificar a necessidade de capacitar a equipe para lidar com aquele equipamento específico.
- Definir metas: Estabelecer uma meta interna de reduzir o TMPR para menos de 4 h nos próximos seis meses, incentivando a agilidade da equipe.
Backlog de Manutenção
Representa o acúmulo de ordens de serviço pendentes. Monitorar o backlog ajuda a entender se a equipe está dimensionada corretamente para a demanda e se as prioridades estão sendo bem gerenciadas.
Exemplo Prático:
Cenário: Uma gestora de facilities de um escritório de 5.000 m² quer saber se sua equipe de 4 pessoas está dando conta do volume de trabalho ou se precisa de mais gente.
- OS pendentes do mês anterior: 15
- Novas OS abertas no mês: 80
- OS concluídas no mês: 70
Cálculo:
- Backlog inicial: 15 OS
- Backlog final = (Backlog inicial + Novas OS) – OS Concluídas
- Backlog final = (15 + 80) – 70 = 95 – 70 = 25 OS
Análise e Ação Prática:
- O backlog aumentou de 15 para 25 ordens de serviço em um mês. Isso significa que a equipe não conseguiu atender a toda a demanda gerada, e portanto o trabalho acumulado está crescendo.
Decisão:
- Justificar contratação: Usar o aumento constante do backlog para provar à diretoria a necessidade de contratar mais um técnico para a equipe.
- Priorizar tarefas: Analisar as 25 OS pendentes e classificar por criticidade (segurança, impacto na operação, etc.), garantindo que as mais importantes sejam feitas primeiro.
- Terceirizar serviços: Avaliar se parte dos serviços, como a jardinagem ou a manutenção de um sistema específico, pode ser terceirizada para aliviar a carga da equipe interna.
Custo de Manutenção por m²
Este KPI financeiro ajuda a comparar a eficiência dos custos de manutenção de um edifício com outros do mesmo padrão ou com a média do mercado, pois permite identificar oportunidades de otimização de recursos.
Exemplo Prático:
Cenário: O administrador de um shopping center precisa apresentar seu orçamento anual e justificar os custos do departamento de manutenção.
- Custos com pessoal (salários, encargos): R$ 600.000
- Custos com materiais e peças: R$ 250.000
- Custos com serviços terceirizados (limpeza de fachada, controle de pragas): R$ 150.000
- Área total do shopping: 50.000 m²
Cálculo:
- Custo total de manutenção: 600.000 + 250.000 + 150.000 = R$ 1.000.000
- Custo por m² = Custo total / Área total
- Custo por m² = 1.000.000 / 50.000 = R$ 20,00 por m²/ano
Análise e Ação Prática:
- O custo para manter cada m² do shopping é de R$ 20,00 por ano.
Decisão:
- Comparação com o mercado: O administrador pesquisa e descobre que a média de custo para shoppings similares é de R$ 25,00/m². Isso mostra portanto que sua gestão está 20% mais eficiente que a média, o que é um ótimo argumento para defender seu orçamento.
- Análise histórica: Ele compara com o custo do ano anterior, que foi de R$ 18,00/m². O aumento pode ser justificado pela inflação, reajuste salarial ou pela implementação de uma nova tecnologia que, apesar do custo inicial, reduzirá falhas no futuro.
- Identificar desvios: Se o custo de materiais subiu muito em relação a outros anos, ele pode investigar se houve desperdício, se os preços dos fornecedores aumentaram ou se foi um ano com muitas manutenções corretivas.
Contribuições Fundamentais
Em suma, a manutenção predial transcendeu a visão de um mero centro de custos para se firmar como um investimento estratégico. Ao garantir a segurança, promover a eficiência, valorizar o patrimônio e contribuir para a sustentabilidade, ela se revela como um pilar fundamental para a longevidade e o bom desempenho de qualquer edificação, assegurando que os espaços que habitamos e utilizamos sejam não apenas funcionais, mas também seguros, confortáveis e resilientes ao longo do tempo. Manutenção Predial e os Indicadores de Performance (KPI’s) Manutenção Predial e os Indicadores de Performance (KPI’s)
